Digitalisierung gleich Home-Office?

Spätestens seitdem gefühlt alle Welt im Home-Office arbeitet, kommt kein Unternehmen mehr an der Digitalisierung vorbei. Damit ist meist gemeint, Mitarbeiter*innen technisch in die Lage zu versetzen, remote, also von überall aus, zu arbeiten. Das Durcharbeiten von Papierakten mit Bleistift-Anmerkungen auf dem heimischen Sofa mag in manchen Anwaltsfilmen noch stimmig sein, in der realen Wirtschaftswelt sicher nicht mehr. Nach einer Studie des IW Köln* (Quellenangabe s.u.), bei der Menschen befragt wurden, die im Büro arbeiten, gaben schon 2018 nur 15% der Bürobeschäftigten an, dass ihre Arbeit aufgrund der Art der Tätigkeit nicht aus dem Home-Office erledigt werden könnte. 45,9 % der Büroarbeiter arbeiteten zumindest gelegentlich von zu Hause. Zusätzlich erklärten weitere 27,6% an, das zukünftig gern tun zu wollen.
Leider gibt es bisher keine wirklich vergleichbaren Zahlen seit dem bundesweiten Lockdown. Bezogen auf alle Berufstätigen gibt der renommierte Bitkom e.V. an, dass mittlerweile jede/r Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Home-Office arbeitet. Über das Arbeiten an anderen Plätzen gibt es noch wenige belastbare Zahlen.

Digitalisierung ist mehr

Was genau bedeutet nun an Büro- und Verwaltungsarbeitsplätzen Digitalisierung? Ist damit gemeint, den PC zu Hause anzuschließen und Word-Dokumente zu erstellen? Oder eine komplette Daten- und Dokumentenbearbeitung mit Hilfe von DMS-, Buchhaltungs- und ERP-Systemen über VPN mit dem Laptop – egal wo? Heißt Digitalisierung die Browser basierte Arbeit in der Cloud, oder die grenzenlose Kommunikation über Video- und Konferenztechnik, Messenger und Apps? Ist die Verwendung von smart-office-tools zur Steuerung der Raumtemperatur und Beleuchtung am Arbeitsplatz mit dem smartphone remote eine nette Spielerei, oder unverzichtbarer Teil der Digitalisierung eines Unternehmens? Sollte man alle Prozesse des Unternehmens digital abbilden? Oder nur die Kommunikation? Und die Buchhaltung behält die Papierakten? Oder gerade umgekehrt? Der Rechnungsworkflow muss komplett digital funktionieren, statt Video-Konferenzen treffen wir uns aber noch bei Schnittchen im Besprechungsraum?

Diese Fragen werfen ein kleines Schlaglicht auf die Komplexität, die hinter dem Begriff „Digitalisierung“ im Einzelnen steckt. Was für das eine Unternehmen selbstverständlich und unabdingbar ist, mag für das andere verzichtbar und störend sein.

Ganz sicher entstehen durch Branche und Größe eines Unternehmens eklatante Unterschiede in der Einschätzung, welche technologischen und organisatorischen Schritte das Unternehmen „fit für die Digitalisierung“ machen, wie Wirtschaftsminister Peter Altmaier es zu Beginn der Pandemie forderte.

Als wesentliche Hemmnisse zur beschleunigten Digitalisierung im Mittelstand können drei Haupt-Gesichtspunkte genannt werden:

• Unkenntnis über die technischen und organisatorischen Möglichkeiten
• Fehlende Ressourcen (finanziell, zeitlich und persönlich)
• Nichterkennen oder Geringschätzung der Notwendigkeit

Go-digital als Unterstützung

Um einen Anreiz zur Digitalisierung zu schaffen und die Unternehmen finanziell zu unterstützen, hat das BMWI einen Fördertopf unter dem Namen „go-digital“ aufgelegt, der sich gezielt an mittelständische Unternehmen wendet. Bei Erfüllung einiger Voraussetzungen können bis zu 50% der entstehenden Kosten für die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen erstattet werden. Hierzu zählt auch – und das ist für viele Unternehmer*innen besonders wichtig –  die Beratung im Vorfeld von Digitalisierung. Hierdurch werden Fehlinvestitionen vermieden, die schlimmstenfalls nicht nur zu finanziellen Verlusten führen, sondern auch die Akzeptanz weiterer Maßnahmen in näherer Zukunft deutlich senken würden.

Eine der wesentlichen Voraussetzungen, die für die Förderung erfüllt sein müssen, ist, sowohl bei der Beratung als auch bei der Durchführung mit zertifizierten Unternehmen zusammen zu arbeiten.

IT-Dienste 360, als Tochter der office360, ist zertifiziert als Beratungsunternehmen nach go-digital. Unsere jahrelange Erfahrung in der Durchführung von DMS-Projekten qualifizierte uns als Unternehmen und unseren Mitarbeiter Florian Kahl als Person in den Augen der Zertifizierungsjury für diese Auszeichnung.

Hier finden Sie ein Interview aus dem Magazin radius30, in dem Markus Ebbecke (Teamleiter Digitalisierung) die Voraussetzungen erläutert, die für die Förderung erfüllt sein müssen:

https://radius30.de/wp-content/uploads/2020/07/radius30_Ausgabe_02_2020.pdf

Sehr gern unterstützen wir Sie bei den nächsten Schritten der Digitalisierung Ihres Unternehmens!

*IW-Trends, 47. Jg. Nr. 3 Herausgegeben vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln e. V., 2020