Projektmanagement für den Mittelstand – Struktur statt Chaos

Wie KMU mit klaren Methoden und externer Unterstützung ihre Projekte erfolgreich steuern.

Einleitung

Projekte sind das Rückgrat der digitalen Transformation – auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Doch viele KMU scheitern an fehlender Struktur, unklaren Rollen und mangelhafter Ressourcenplanung. Professionelles Projektmanagement ist dabei kein Luxus, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Die Herausforderung

KMUs stehen heute vor der spannenden Aufgabe, ihren laufenden Geschäftsbetrieb effizient zu gestalten und gleichzeitig aktiv die Zukunft ihres Unternehmens zu sichern. Die fortschreitende Digitalisierung und der rasante technologische Wandel eröffnen Ihnen zahlreiche Chancen, innovative Lösungen zu entwickeln und sich im Wettbewerb nachhaltig zu behaupten. Dabei profitieren Sie von der Möglichkeit, neue digitale Prozesse zu implementieren und Ihr Produktportfolio kontinuierlich weiterzuentwickeln – und das parallel zur zuverlässigen Erfüllung Ihrer Kundenaufträge. Auch wenn die Rahmenbedingungen anspruchsvoll und dynamisch sind, bietet gerade diese Kombination aus Stabilität und Weiterentwicklung großes Potenzial für nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit. Wer diese Herausforderungen als Chance begreift, kann den Wandel aktiv mitgestalten und die Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens langfristig sichern.In vielen KMU zeigt sich:

• Projekte starten ohne klare Ziele oder Verantwortlichkeiten>
• Ressourcen sind überlastet oder falsch verteilt
• Methoden wie Projektmanagement oder Prozesse im IT Service Management sind unbekannt oder nicht etabliert

Gleichzeitig besteht ein hoher Bedarf an:

• Transparenz in der Projektsteuerung
• Priorisierung bei begrenzten Kapazitäten
• Messbarkeit von Fortschritt und Erfolg

Die Fähigkeiten ähneln zwar Aufgaben in der Linienfunktion im normalen Geschäftsbetrieb, aber es gibt Unterschiede im Management von Projekten.Linienfunktion beschriebt eine klare Linie in einer Linienorganisation. Eine Linie meint dabei immer einen klaren hierarchischen Aufbau, der die verschiedenen Funktionen, Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens begrenzt.

Dem gegenüber stehen moderne Ansätze der Organisationsentwicklung wie dörfliche Strukturen oder Stämme (Tribes), wo sich die Mitarbeitenden in funktionsübergreifenden Teams organisieren, die für ein spezifisches Thema arbeiten ohne dabei die Kooperation mit anderen Teams in der Organisation aus den Augen zu verlieren. Diese Organisationsform wird bei agilen Projektmanagementansätzen benötigt.

Was ist anders

Die Projektmanagementmethode PRINCE2 definiert den Begriff „Projekt“ wie folgt: „Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern. [1] Der Begriff „Produkt“ meint einen Liefergegenstand oder mehrere, die am Ende eines Projektes bereitgestellt werden.  

Der Business Case beschreibt die Ausgangslage und den finanziellen Rahmen für ein Projekt. Im Projektverlauf wird der Business Case regelmäßig aktualisiert und die Wirtschaftlichkeit des Projekts überprüft. Ist die Wirtschaftlichkeit eines Projektes nicht mehr gegeben, so ist dieses abzubrechen. Das Projekt gilt trotzdem als erfolgreich, da ein Abbruchkriterium erkannt wurde.

Dabei haben Projekte den Zweck Veränderungen herbeizuführen. Dies ist bei Linienfunktionen anders. Die Abläufe in der Linie sind darauf ausgelegt, möglichst wiederholbar und vorhersehbar zu sein. Projekte hingegen sind zeitlich begrenzt und stellen eine temporäre Organisationsform dar. Diese Struktur kann mit einem „Unternehmen im Unternehmen“ verglichen werden, da sie verschiedene Kompetenzen aus unterschiedlichen Abteilungen oder auch von außerhalb des Unternehmens für einen festgelegten Zeitraum bündelt, um eine bestimmte Veränderung umzusetzen, die Auswirkungen auf interne und externe Beteiligte haben kann. Ist eine Organisation mit dem Thema „Projektmanagement“ nicht vertraut, führt dies unweigerlich zu Widerstand. Der Linienverantwortliche muss auf einen Teil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters verzichten, weil dieser mit Projektaufgaben betraut ist. Langjährige Lieferanten sind irritiert, weil ein Projekt den Prozess verändert und damit Leistungen nicht mehr so stark beim Lieferanten nachgefragt werden.

Die Methode „Projektmanagement“ strebt an, dass Projekt nach einem ähnlichen Vorgehen abgebildet werden, dabei sind die Inhalte aber immer unterschiedlich. Projekte sind somit immer einzigartig: die Zusammensetzung des Teams verändert sich, die Fragestellung, der Kunde oder die geografische Region.  In Summe führen alle diese Parameter zur Einzigartigkeit eines Projektes. 

Einen Parameter hebt sich dabei noch einmal besonders hervor: die Unsicherheit aufgrund der Einzigartigkeit. Da ein Projekt Veränderungen anstrebt, handeln alle unter unvollständiger Information und Menschen sind involviert. Ein Projekt unterliegt damit mehr Risiken und Chancen als der geregelte Geschäftsbetrieb. Projekte können daher eher scheitern.

Was ist der Zweck einer Projektmanagementmethode?

Projektmanagement umfasst die Planung, Delegierung, Überwachung und Steuerung aller Projektaspekte. Dies beinhaltet die Motivation der Beteiligten, die Projektziele innerhalb der festgelegten Leistungsziele für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken zu erreichen. Die Projektergebnisse werden durch die Entwicklung der Liefergegenstände oder Produkte erzielt. Beim Bau eines Hauses werden beispielsweise Zeichnungen, Fundamente, Böden, Wände, Fenster, ein Dach, Rohre, Leitungen und Hausanschlüsse erstellt.

Diese Tätigkeiten sind nicht Projektmanagement – warum also ist Projektmanagement notwendig?

Projektmanagement ist erforderlich, um die Arbeit der Spezialisten zu steuern, die für die Herstellung der Projektprodukte notwendig sind, wie sicherzustellen, dass der Zimmermann erst kommt, wenn die Wände stehen. Da Projekte der Weg sind, um geschäftliche Veränderungen einzuführen und diese Projektarbeit ein höheres Risiko birgt als andere Geschäftstätigkeiten, ist die Einführung eines verlässlichen, konsistenten und bewährten Ansatzes für das Projektmanagement eine lohnende Investition. [1]

Die Aufgabe

Im Projektmanagement existieren verschiedene bewährte Methoden. Bislang wurde PRINCE2 vorgestellt, das neben dem Project Management Institute (PMI) sowie der International Project Management Association/Gesellschaft für Projektmanagement (IPMA/GPM) zu den drei führenden Ansätzen zählt. Zusätzlich gibt es agile Vorgehensmodelle sowie hybride Formen.
Allen Methoden ist gemeinsam, dass sie die Einhaltung von sechs Dimensionen fordern; jedoch legen die jeweiligen Ansätze unterschiedliche Schwerpunkte bei der Verfolgung identischer Ziele.

• Dimension Kosten: Projekte haben zu Beginn ein definiertes Budget, was über den Zeitverlauf über- oder unterschritten werden kann unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit (siehe Infobox: Business Case)
• Dimension Zeit: Projekte haben ein definiertes Zeitfenster, in dem sie fertig und abgeschlossen sein sollen. Dabei spielt die Komplexität eine wichtige Rolle für die Erstellung der Liefergegenstände. Projekte können somit eine Laufzeit von Wochen bis zu Jahren haben.
• Dimension Qualität: Die Liefergegenstände müssen ihren Zweck erfüllen und dem Ziel des Projekts dienen
• Dimension Umfang: Um ein Ausufern von Zeit und Kosten zu vermeiden, müssen alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis entwickeln über die Liefergegenstände und was das Projekt nicht liefert. Und das nicht nur zu Beginn des Projektes, sondern laufend, um zu vermeiden, dass über die Hintertür immer mehr Anforderungen an das Projekt gestellt wird.
• Dimension Risiko: Die Thematik der Unsicherheit wurde bereits im Kontext von Projekten thematisiert. Es gilt zu klären, welches Maß an Risiko die Organisation bereit ist zu übernehmen und welche Strategien zur Minimierung oder Beseitigung identifizierter Risiken eingesetzt werden können. Darüber hinaus sollte geprüft werden, welche Chancen sich für die Organisation durch die Umsetzung des Projekts ergeben können.
• Dimension Nutzen: Der Begriff des Nutzens stellt im Kontext von Projekten für viele eine Herausforderung dar. Dabei lässt sich diese Fragestellung relativ einfach beantworten. Oftmals wird nicht explizit geklärt, aus welchem Grund ein Projekt durchgeführt wird und zu welchem Zeitpunkt nach Fertigstellung der Projektgegenstände überprüft wird, ob das angestrebte Ziel tatsächlich erreicht wurde. Während der Projektmanager beispielsweise den Auftrag erhält, ein E-Auto (Produkt) zu entwickeln, obliegt es dem Projektauftraggeber, nach Markteinführung zu evaluieren, ob sich das E-Auto entsprechend der im Verkaufsplan (für das Produkt) prognostizierten Zahlen verkauft.

Projektmanagementmethoden befassen sich mit der Planung, Delegation, Überwachung und Steuerung dieser 6 Dimensionen und liefert dafür Prinzipien, Methoden und Best Practices. Sie setzt dabei auf eine einheitliche Terminologie und gibt ein unternehmensspezifisches Regelwerk vor. Es werden Verantwortlichkeiten und Rollen klar. Mit Hilfe von Plänen wird die Kommunikation und Steuerung über alle hierarchischen Ebenen deutlich verbessert.
KMU müssen Projektmanagement als strategische Kompetenz etablieren – auch ohne eigenes Projektmanagement Office (PMO). Das bedeutet:

• Methoden einführen, die zur Unternehmensgröße passen
• Multiprojektmanagement ermöglichen, um Parallelprojekte zu steuern
• Rollen und Prozesse klären, um Reibungsverluste zu vermeiden
• Mindset verändern, die Einführung einer Methode ist ein Veränderungsprojekt

Multiprojektmanagement bezeichnet die gleichzeitige Planung, Steuerung und Überwachung mehrerer Projekte innerhalb einer Organisation, um Ressourcen optimal zu nutzen und Zielkonflikte zu vermeiden. Es besteht die Gefahr, dass bei einer zu hohen Anzahl paralleler Projekte der reguläre Geschäftsbetrieb beeinträchtigt wird.

Gerade für KMU, die nicht über eigene Ressourcen für ein professionelles Projektmanagement verfügen, bietet ein externer Projektmanager entscheidende Vorteile: Ein externer Projektmanager bringt praxiserprobte Methoden ins Unternehmen, etabliert klare Strukturen und begleitet das Team bei der Umsetzung von Projekten – individuell zugeschnitten auf die Anforderungen und Größe des Unternehmens.7

Projektmanagement Office ist eine permanente Organisationseinheit, die verantwortlich ist für die Projektmanagement Methode und deren unternehmensspezifischen Ausprägung. Es kümmert sich um das Projektmanagement-Vorgehensmodell, die eingesetzten Methoden und Werkzeuge und bietet Dienste für die Projekte im Unternehmen an wie Moderation von Workshops und die Ausbildung von Projektmanagern. Es achtet darauf, dass nicht zu viele Projekte parallel laufen und unterstützt bei der Auswahl von Projekten. Es kann damit auch eine strategische Bedeutung im Unternehmen bekommen im Zusammenhang mit strategischen Entscheidungen der Weiterentwicklung.

Die Skills, die dafür gebraucht werden

Projektmanagement erfordert einen klaren Einführungs- und Schulungsplan. Es genügt nicht, nur einzelne Mitarbeitende auszubilden – alle Ebenen müssen die Methode verstehen. Führungskräfte sollten Projektmanager als Unterstützung sehen, nicht als Konkurrenz. Entscheidungen müssen zeitnah getroffen werden; der Abzug von Spezialisten aus der Linie ist keine Machtbeschneidung. Spezialisten haben das Recht, ihre für Projekte vorgesehene Zeit zu verteidigen. Der Projektmanager führt ohne disziplinarische Verantwortung.

Um ein Projekt erfolgreich zu managen, ist es unerlässlich, dass der Projektmanager über besondere Persönlichkeitsmerkmale verfügt. Diese Rolle erfordert nicht nur die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren, sondern auch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfreude. Der Projektmanager muss in der Lage sein, die Reihenfolge der Vorgänge präzise zu planen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben effizient und termingerecht erledigen. Dabei ist es entscheidend, dass der Projektmanager kontinuierlich überwacht, wie weit Plan und Wirklichkeit übereinstimmen und bei Abweichungen sofort steuernd eingreift. Selbst wenn alles nach Plan verläuft, sollte der Projektmanager stets nach Möglichkeiten suchen, das Projekt zu optimieren, sei es durch Beschleunigung der Abläufe oder Kostensenkung. Die besondere Rolle des Projektmanagers liegt darin, den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zu geben, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Diese Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale sind essenziell, um Projekte erfolgreich und effizient zu leiten.

Zusammenfassung

Der Blogbeitrag beleuchtet die Bedeutung von strukturiertem Projektmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und gibt praxisnahe Hinweise zur Optimierung. Es werden die Herausforderungen im Spannungsfeld von Tagesgeschäft und Innovation, die Besonderheiten von Projekten und die wichtigsten Projektmanagement-Methoden (u.a. PRINCE2, PMI, IPMA/GPM) erläutert. Der Nutzen externer Unterstützung, wie ein externer Projektmanager, wird herausgestellt, um professionelle Methoden ins Unternehmen zu bringen. Handlungsempfehlungen für die Einführung, Rollenklärung und Methodenauswahl sowie der Aufbau der notwendigen Skills werden konkret benannt, um Projekte in KMU nachhaltig und erfolgreich zu steuern.

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