Digitalisierung mit Haltung – Kommunikation als Brücke

Wie kleine und mittelständische Unternehmen mit guter Kommunikation den Wandel gestalten können, ohne Vertrauen zu verlieren!

Einleitung

Digitalisierung ist mehr als Technik. Sie ist ein kultureller Wandel – und der gelingt nur, wenn Menschen mitgenommen werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fehlt oft die Zeit, die Ressourcen oder das Know-how, um diesen Wandel kommunikativ zu begleiten. Dabei ist Kommunikation der Schlüssel: Sie schafft Vertrauen, Orientierung und Beteiligung. Michel C. Jackson schrieb sinngemäß, dass die meisten Hindernisse für Veränderungen in den Köpfen der Entscheidungsträger und in der Organisation selbst liegen.

Dabei haben Veränderungen immer zwei Dimensionen. Einerseits die inhaltliche Komplexität und auf der anderen Seite die soziale Komplexität. Digitalisierung hat immer auch etwas mit Menschen zu tun und damit mit unvollständigen Informationen, da jeder Mensch auf Veränderungen anders reagiert, was er vorher nicht bekannt gibt.

Die Herausforderung

Die Hauptfeinde der Digitalisierung sind:

• Unsicherheit bei Mitarbeitenden durch fehlende Informationen
• Widerstand gegen neue Tools oder Prozesse
• Überforderung durch parallele Veränderungen
• Kontrollverlust durch veränderte Arbeitsweisen und Methoden

Dies betrifft nicht nur bestimmte Mitarbeitende des Unternehmens, sondern alle. Der schwedische Psychologe Claes F. Janssen hat dazu ein anschauliches Modell in Form eines Hauses entwickelt. Im Rahmen der Veränderung nehmen wir alle in jedem Zimmer immer wieder Platz. Jedes der Zimmer beschreibt einen anderen emotionalen Zustand. Es ist ein immer währender Kreislauf, wobei die Zeit des Verharrens in einem Zimmer durch die VUCA-Welt dort draußen immer kürzer wird.

Zimmer der Zufriedenheit

Das 1. Zimmer beschreibt den Status quo vor der beginnenden Veränderung. Der Zweck der Tätigkeiten und die Abläufe sind klar und deutlich. Menschen in diesem Zimmer haben Kontrolle über das, was sie tun, und es bereitet ihnen Freude und Zufriedenheit. Es erfüllt sie mit Stolz und die Tätigkeiten laufen mit einer gewissen Routine ab. Man ist erfolgreich und legt damit eine gewisse Arroganz an den Tag, dass man es geschafft hat. Führungskräfte und Unternehmer, die sich in diesem Zustand befinden, unterliegen der Gefahr, dass sie äußere Faktoren von Veränderungen zu spät erkennen. Menschen auf der mittleren und unteren Hierarchie-Ebene von Organisationen lieben dieses Zimmer, da es ihnen Sicherheit gibt. Kommt es nun zu einem äußeren Impuls zur Veränderung – also die Aufforderung, das Zimmer zu verlassen – ist es wie bei einer guten Party, die Aufforderung zu gehen – sich mit der Veränderung zu beschäftigen – wird ignoriert oder wegdiskutiert. Erst wenn der (Nach-)Druck der Rauswurf – also die Erkenntnis gekommen ist, dass die Veränderung unausweichlich ist, betreten Menschen das zweite Zimmer.

Zimmer der Ablehnung

Das zweite Zimmer ist das Zimmer der Ablehnung. Die Party ist zu Ende. Die Veränderung ist da und nicht mehr umkehrbar. Es macht sich Angst und Wut breit, da der schöne Zustand dahin ist. Es wird nach einem Verantwortlichen oder Schuldigen gesucht. Die Veränderung wird nicht akzeptiert, der neue Zustand wird mit dem vorherigen Zimmer schlechter dargestellt und die aktuelle Situation wird schlecht geredet. Die Menschen in diesem Zimmer leisten sowohl aktiven als auch passiven Widerstand gegen die Veränderung.
Führungskräfte kämpfen um ihre Privilegien, Unternehmensinhaber haben Angst vor schrumpfenden Margen oder generell vor Kontrollverlust. Menschen auf anderen Ebenen bevorzugen ihr altes Tagesgeschäft oder ignorieren die Angebote, sich mit dem Neuen zu beschäftigen. All das führt die Menschen ins nächste Zimmer.

Zimmer der Verwirrung

Im Zimmer der Verwirrung ist die Erkenntnis erwachsen, dass sich etwas ändern wird oder ändern muss. Auf der Gefühlsebene setzt die Erkenntnis später ein, dass der alte Zustand nicht haltbar ist. Der Mensch trauert dem alten Zustand nach. Aber Tätigkeiten sind noch nicht wieder zur Routine geworden, Regeln nicht verinnerlicht. Es kommt dadurch vermehrt zu Fehlern und das frustriert und verunsichert die Menschen. Einige ziehen sich auch zurück. Führungskräfte und Unternehmensinhaber neigen in dieser Phase dazu, das Projekt infrage zu stellen oder auf bewährte Methoden zurückzugreifen. Dies kann dazu führen, dass die Organisation in Zimmer zwei zurückfällt und damit das Scheitern vorprogrammiert ist. Bei den Mitarbeitenden kann dies zu Abwanderungsgedanken oder dem Gefühl von Hilflosigkeit kommen. Aber mit der wiederholten Anwendung und damit zunehmenden Routine entsteht Akzeptanz, die den Übergang ins nächste Zimmer ermöglicht.

Zimmer der Erneuerung

Im vierten Zimmer, dem Zimmer der Erneuerung, erhellt sich die Situation mehr und mehr. Der Morgennebel eines Spätsommertages hebt sich durch die aufsteigende Sonne. Der emotionale und rationale Tiefpunkt liegt hinter den Menschen und sie begreifen, dass das Neue seine Wirkung entfaltet. Mit zunehmender Routine stellen sich die ersten Erfolge ein. Es werden Erfahrungen gemacht und Lerneffekte genutzt, um Fehler auszumerzen und die Grenzen des Neuen auszutesten. Gleichzeitig macht sich wie nach einer guten Party und einem beschwerlichen Weg Erschöpfung und Müdigkeit breit.

Für Führungskräfte und Unternehmensinhaber wird der Nutzen der Veränderung sichtbar und alle Beteiligten haben eine große Lernerfahrung gemacht. Langsam kehrt das Glück und die Zufriedenheit zurück, bevor der Kreislauf wieder durchschritten wird.

Wie kann ich diesen Prozess nun Kommunikativ begleiten?

Im Vorfeld muss klar werden, wie stark binde ich die Betroffenen in die Kommunikation ein und wie viel Feedback wird zu gelassen. Mit diesen Vorüberlegungen wird dem Wunsch begegnet nach Zugewinn:

• Transparenz über Ziele und Nutzen der Digitalisierung
• Einbindung in Entscheidungen und Prozesse
• Wertschätzung durch echte Beteiligung

Es wird sich also darüber bewusst gemacht, wer wird nur informiert, wer darf Stellung nehmen, wer darf etwas an der Lösungsfindung beitragen, wer empfiehlt und entwickelt und wer entscheidet am Ende über die Lösung die eingeführt wird und damit eine Veränderung herbeiführt.

Aber auch das Transparent machen vom Haus der Veränderung schafft einen neuen Weg über Veränderung zu reden. Betroffene ermöglicht es, sich mit Betroffenen, die die gleichen Empfindungen haben, auszutauschen. Damit schaffen wir eine Verbundenheit zu einer Gruppe und damit zu einem wichtigen intrinsischen Bedürfnis der sozialen Zugehörigkeit.

Die Aufgabe

KMU stehen vor der Aufgabe, Kommunikationsformate zu entwickeln, die nicht nur informieren, sondern Dialog ermöglichen. Das bedeutet:

• Frühzeitig kommunizieren, bevor Entscheidungen getroffen werden
• Zuhören, statt nur zu senden
• Raum für Fragen und Kritik schaffen

Die größte Herausforderung dabei ist, das entsprechende Bewusstsein für die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Veränderung zu schaffen. Und hierfür müssen die intrinsischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden adressiert werden. Sprechen Sie über Status, Ordnung, Auszeichnungen, Zweck und die Neugierde und vermitteln Sie das Gefühl nach Kompetenz, Unabhängigkeit, Akzeptanz, Macht und sozialer Zugehörigkeit.

Verpacken Sie Ihre Botschaften zielgruppengerecht. Eine Führungskraft muss anders angesprochen werden als ein Sachbearbeiter oder Monteur. Aber hören Sie aktiv zu und lassen Sie Raum für Kritik und Fragen. Gehen Sie aktiv darauf ein. Befähigen Sie frühzeitig Ihre Führungskräfte im Umgang mit Fragen, Kritik und ggf. aufkommenden Konflikten. Lassen Sie sich leiten von dem Buchtitel „Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“.

Die Skills, die dafür gebraucht werden

Wenn wir über Veränderung durch Digitalisierung sprechen, benötigen wir Fähigkeiten und Wissen. Es muss also klar werden, wer die Fähigkeiten und das Wissen benötigt und wer diese vermitteln soll. Um die Aufgabe einer kommunikativen Begleitung von Veränderungen zu bewältigen, werden die folgenden Fähigkeiten benötigt:

• Moderation: Gespräche strukturieren und leiten
• Community Building: Vertrauen und Zugehörigkeit fördern
• Formatentwicklung: Kommunikationsformate gestalten, die zur Unternehmenskultur passen

Diese Kompetenzen sind nicht nur für Kommunikationsabteilungen relevant, sondern für alle, die Digitalisierung verantworten – vom Geschäftsführer bis zur Projektleitung. Aber kann ein KMU all dies leisten? In den wenigsten Fällen sind in KMUs die Organisationen so groß, dass alle diese Rollen besetzt werden können. Der Einsatz von spezialisierten Beratern, Angebote von Verbänden oder staatlichen Stellen zur Förderung der digitalen Transformation kann dabei hilfreich sein. Aber auch wenn ich die Fähigkeiten besitze, dann taucht immer wieder Friedemann Schulz von Thun auf, der sagte: „Wenn ich auch rhetorisch trainiert und dialektisch geschult wäre, aber kein Gefühl für mich selbst hätte, kein Herz für mein Gegenüber und kein Gespür für die Situation, in der wir uns befinden, dann wären alles nur Sprechblasen, Kosmetik und ohne wirkliche menschliche Verbindung.“

Was sind wichtige Methoden für die Kommunikation?

Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Methoden, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen relevant sind:

1. Formelle und informelle Kommunikation:
   • Formelle Kommunikation: Diese umfasst strukturierte Meetings, offizielle Berichte und formelle Präsentationen. Sie ist besonders wichtig, um klare und verbindliche Informationen zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
   • Informelle Kommunikation: Diese findet oft in spontanen Gesprächen, E-Mails oder kurzen Updates statt. Sie ist wichtig, um schnell auf Veränderungen zu reagieren und ein flexibles Arbeitsumfeld zu fördern.
2. Besprechungen und Sitzungen:
   • Regelmäßige Teammeetings: Diese sind essenziell, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu diskutieren.
   • Workshops: Diese bieten eine Plattform für intensive Diskussionen und die Entwicklung gemeinsamer Lösungen. Sie sind besonders nützlich, um komplexe Probleme zu lösen und die Zusammenarbeit zu fördern.
3. Moderationstechniken:
   • Moderation von Sitzungen: Eine gute Moderation hilft, die Diskussionen zu strukturieren, alle Teilnehmer einzubeziehen und sicherzustellen, dass die Ziele der Sitzung erreicht werden.
   • Einsatz von Moderationstechniken: Techniken wie Brainstorming, Mind Mapping und die Nominal Group Technique können helfen, kreative Lösungen zu entwickeln und die Meinungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.
4. Spezielle Kommunikationssituationen:
   • Interviews führen: Diese sind nützlich, um detaillierte Informationen von einzelnen Teammitgliedern oder Stakeholdern zu erhalten.
   • Feedback geben und annehmen: Regelmäßiges und konstruktives Feedback ist entscheidend, um die Leistung zu verbessern und Missverständnisse zu vermeiden.
   • Story Telling nutzen: Gutes Story Telling verpackt sachliche Informationen in überzeugende Geschichten, die den Zuhörenden berühren. Erzeugen Sie ein positiv besetztes Kopfkino.
5. Kommunikation in virtuellen (Projekt-)Teams:
   • Virtuelle Meetings: Diese sind besonders wichtig für Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Sie ermöglichen es, regelmäßig in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder informiert sind.
   • Nutzung von Kollaborationstools: Tools wie Videokonferenzen, Instant Messaging und Kollaborations-Software wie Slack, Teams, Confluence oder Jira helfen, die Kommunikation zu erleichtern und die Zusammenarbeit zu verbessern.
6. Systematisches Kommunikationsmanagement im Projekt:
   • Kommunikationsplan: Ein gut strukturierter Kommunikationsplan legt fest, wer wann welche Informationen erhält. Dies hilft, die Kommunikation zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig weitergegeben werden.
   • Analyse und Gestaltung der Kommunikationsbeziehungen: Es ist wichtig, die Kommunikationswege zu analysieren und zu optimieren, um sicherzustellen, dass die Informationen effizient fließen und Missverständnisse vermieden werden.

Diese Methoden sind darauf ausgelegt, die Kommunikation bei Veränderungen zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut informiert und eingebunden sind. Besonders in mittelständischen Unternehmen, wo die Ressourcen oft begrenzt sind, ist eine effiziente und effektive Kommunikation entscheidend für den Veränderungserfolg.

Was sind wichtige Methoden für die Kommunikation?

→ Kommunikationsstrategie entwickeln, die Digitalisierung begleitet
→ Ausspracheforen oder digitale Sprechstunden einführen
→ Erfolge sichtbar machen – z. B. durch interne Storytelling-Formate
→ Feedback ernst nehmen und in Entscheidungen einfließen lassen

Call to Action

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