Es ist Sommer und der verdiente Urlaub steht vor der Tür.
Doch wie soll man entspannt abschalten, wenn man ständig daran denken muss, ob man nicht etwas Wichtiges vergessen hat? Daher haben wir hier fünf hilfreiche Punkte zusammengestellt, mit denen Sie als Einkäufer Ihre freien Tage viel unbeschwerter und stressfreier genießen können.
1.) Vertretung und Übergabe
Stellen Sie sicher, dass Sie früh genug wissen, wer Ihre Urlaubsvertretung ist.
So können Sie rechtzeitig Vorkehrungen treffen – im besten Fall sowohl mit einer persönlichen als auch einer schriftlichen Übergabe.
Wichtig ist, dass Ihre Vertretung über alle wichtigen Informationen, Termine und To-dos Bescheid weiß. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten. Eventuell benötigte Zugriffsrechte, Passwörter und Vollmachten sollten in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden. Hilfreich ist es hier, wenn diese Auflistung übersichtlich ist.
Erreichen kann man dieses z. B. durch einen Zugang zu unserer 360°-Beschaffungsplattform.
Da man hier bei über 50 Millionen Artikeln alle benötigten C-Materialien und vieles darüber hinaus aus nur einer Hand bekommt, kann man sich für den Einkauf somit auf einen Kontakt und ein Passwort beschränken.
Bonus-Tipp: Ebenso wichtig ist es übrigens auch, der Urlaubsvertretung mitzuteilen, welche Aufgaben bis zu Ihrer Rückkehr ruhig unbearbeitet liegen bleiben können. Das vermeidet unnötigen Stress auf beiden Seiten.
2.) Information über Abwesenheit
„Ich bin dann mal weg“ – damit ist es leider nicht getan. Am letzten Arbeitstag sollten Sie auf jeden Fall Ihre automatische Abwesenheitsnotiz bei Ihrer E-Mail einrichten. Denken Sie dabei daran, den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und den Kontakt Ihrer Urlaubsvertretung aufzuführen. Und richten Sie für Ihr Telefon bzw. Smartphone entweder eine Weiterleitung für eingehende Anrufe ein oder hinterlassen Sie eine Bandansage auf Ihrer Mail- bzw. Sprachbox.
Haben Sie intern und gegebenenfalls auch extern mitgeteilt, wer Sie in Ihrem Urlaub vertritt? Setzen Sie Kollegen, wichtige Kunden und Dienstleister früh genug über Ihre anstehende Abwesenheit in Kenntnis.
Bonus-Tipp: Geben Sie wenn möglich einen Tag mehr für Ihre Abwesenheit an.
So haben Sie bei Ihrer Rückkehr einen Tag, an dem Sie in Ruhe und ungestört alle aufgelaufenen Aufgaben abarbeiten können. Das gibt Ihnen ein wenig Luft.
3.) Sind Sie im Notfall erreichbar?
Hier geben wir Ihnen den Bonus-Tipp schonmal vorab: Im besten Fall sind Sie für nichts und niemanden im Urlaub erreichbar. Lassen Sie Ihr Smartphone zuhause und schauen Sie nicht in Ihre E-Mails. Nur so können Sie die freien Tage vollkommen entspannt genießen.
Falls Sie allerdings doch erreichbar sein müssen, teilen Sie Ihrer Vertretung mit, wie man Sie kontaktieren kann: E-Mail, Messenger oder Handy? Und legen Sie auf jeden Fall fest, in welchen (Not-)Fällen man Sie in Ihrem Urlaub „stören“ darf.
4.) Ordnung ist der halbe Urlaub
Schaffen Sie vor Ihrem letzten Arbeitstag Ordnung – sowohl physisch an Ihrem Arbeitsplatz als auch digital in Ihren für andere zugänglichen E-Mails, Ordnern und Dateien. Das erleichtert Ihrer Urlaubsvertretung den Überblick und vermeidet unnötigen Unmut.
Bonus-Tipp: Werfen Sie vor Ihrem Urlaub sicherheitshalber auch nochmal einen Blick in den Kühlschrank. Ein grüner Joghurt, der Sie bei Ihrer Rückkehr bereits winkend begrüßt, kann so vermieden werden.
5.) Wichtige Aufgaben vorab erledigen
Haben Sie alle Aufgaben und Bestellungen, die noch vor Ihrem Urlaubsantritt abgearbeitet werden können, erledigt? Gibt es eventuell noch Materialien, die Sie vorab auf Vorrat bestellen können?
Denken Sie daran: Je weniger Aufgaben übertragen werden müssen, desto weniger Fehler können entstehen.
Noch einmal zusammengefasst:
• Schauen Sie, dass Ihre Urlaubsvertretung alle wichtigen Informationen hat
• Informieren Sie alle relevanten Personen und Kontakte über Ihre Abwesenheit
• Hinterlegen Sie wenn nötig einen Weg, wie man Sie in Notfällen kontaktieren kann
• Schaffen Sie vor Ihrem Urlaub Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz – auch digital
• Erledigen Sie alles, was möglich ist, bereits vorab
Mit dieser kurzen Checkliste können Sie im Vorfeld die nötigen Vorbereitungen treffen, damit in Ihrer Abwesenheit alles glatt läuft.
Noch entspannter wird es übrigens, wie oben schon erwähnt, wenn Sie Ihre C-Materialien über die 360°-Beschaffungsplattform beziehen.
Sie sind noch nicht bei unserer Beschaffungsplattform registriert?
Dann aber schnell – am besten noch vor Ihrem Urlaub!
Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall einen entspannten und erholsamen Urlaub.
